Gaia è il gestore unico del servizio idrico integrato – ATO1 Toscana Nord. Ha un fatturato di 66 milioni di euro e conta poco meno di 450 dipendenti. Ha 5 sedi, 10 magazzini e copre un’area geografica ampia (3 province) con problematiche di spiccata stagionalità (turismo estivo).
Gli Asset sono numerosi e diversificati come tipologia e come età; ad esempio 967 sorgenti con 1091 serbatoi, 1.590 km di rete di adduzione e 3.302 km di rete distributiva, 445 depuratori con 1.729 km di reti di raccolta acque reflue, 120 automezzi, ecc. Vi sono 90 squadre operative (acquedotto, fognatura, produzione interna) e circa 30 utenti di back office.
Esigenze di business
La gestione degli Asset dell’azienda (infrastrutture di captazione e distribuzione idrica, raccolta, smaltimento e trattamento acque reflue, strumenti, impianti, veicoli ed attrezzature complementari all’erogazione dei servizi) veniva svolta in precedenza principalmente con strumenti di informatica individuale e con modulistica cartacea.
Nello specifico:
- Pianificazione interventi ampiamente migliorabile, emergenze incluse.
- Ordini di Lavoro di manutenzione gestiti in parte extra sistema.
- Consuntivazione tempi e materiali imprecisa e talvolta inesistente.
- Costi non imputati tempestivamente e in dettaglio alla corretta destinazione contabile.
- Report limitati, non standard e senza indicatori sintetici (KPI).
L’azienda aveva manifestato l’esigenza di effettuare il censimento completo di tutti gli Asset, di ottimizzare la gestione manutentiva in generale e, in particolare, degli impianti di depurazione dell’acqua di sua proprietà per poter presidiare e gestire gli eventuali rischi.
Era dunque evidente la necessità di un punto di raccolta centralizzato e controllato per le informazioni e per la gestione operativa, e di uno strumento applicativo in grado di supportare le moderne logiche di Asset Management per il settore Water Utility cui Gaia appartiene.
In sintesi gli obiettivi immediati a cui mirare erano:
- Quadro conoscitivo completo degli Asset.
- Pianificazione interventi.
- Rendicontazione interventi e costi relativi.
- Digitalizzazione delle procedure.
- Condivisione continua dell’ambiente di lavoro (tra Sede e Squadre sul Territorio).
La soluzione
La copertura di queste esigenze è stata individuata nella soluzione Ibm Maximo Enterprise Asset Management. La piattaforma Maximo consente una gestione totale, precisa ed affidabile dell’intero ciclo di vita degli Asset aziendali (tutte le tipologie, incluse Facility ed IT) e dei servizi correlati, con un elevato livello di adattabilità alle specifiche necessità aziendali.
Gaia si è affidata a una soluzione leader di mercato, utilizzata da migliaia di aziende (in più di 100 Paesi nel mondo) in molteplici settori (ad es. finance, utility, retail, chimico - farmaceutico, trasporti e telco).
In base ai requisiti espressi, il Centro di Competenza Maximo di Primeur ha reso disponibile il proprio know how e le proprie esperienze per creare una soluzione applicativa in grado di integrarsi con gli altri sistemi attualmente in uso presso i vari enti Aziendali e consentire l’erogazione del servizio in ottica di ottimizzazione dei tempi e costi operativi.
Scendendo nel dettaglio, l’introduzione della soluzione ha contribuito ad apportare rapidamente alcune migliorie, tra cui:
- la costruzione di un’anagrafica Asset completa e facilmente accessibile,
- la gestione della Segnalazione dei guasti: è stato individuato il punto di contatto tra il software CRM esistente e Maximo per l’integrazione delle informazioni raccolte all’atto della creazione della richiesta intervento con quanto effettivamente eseguito e consuntivato dalle squadre in azione sul territorio,
- la gestione di tutti gli interventi di manutenzione programmata,
- la gestione del Magazzino: grazie a Maximo è stato possibile tracciare le movimentazioni in ingresso e uscita da ogni magazzino e conoscere le effettive disponibilità di materiali e ricambi,
- la gestione dell’Autoparco: in ottica di controllo costi, è stata definita la gestione dello scadenziario relativo ai mezzi censiti.
Benefici
L'utilizzo di un supporto performante come Maximo in grado di offrire una visione integrata per ciascuna classe/singolo Asset ha contribuito in modo significativo e misurabile a migliorare la competitività dell'impresa:
Ha consentito a Gaia di avere maggior controllo sugli investimenti fatti in Asset individuali, industriali e strutturali, con conseguente allungamento del ciclo di vita utile e riduzione dei fermi.
Ha determinato la graduale eliminazione dei moduli cartacei e consentito la conoscenza tempestiva e aggiornata delle segnalazioni di guasto e dello stato di avanzamento dei singoli interventi, con evidenza delle eccezioni.
Tutto ciò ha inciso positivamente su affidabilità, efficienza di utilizzo, controllo dei costi di manutenzione lungo l’intero ciclo di vita degli Asset, massimizzandone quindi prestazioni e valore.
Più in dettaglio, i risultati attesi (e ottenuti) sono stati:
- Anagrafiche unificate a livello aziendale
- Eliminazione di alcuni moduli cartacei e di lavoro duplicato
- Programmazione delle manutenzioni e rendicontazione interventi e costi
- Univocità delle procedure
- Comunicazione diretta delle informazioni dall’ufficio al campo
- Supporto decisionale su come indirizzare i costi di investimento (previsionale)
- Riconversione guasti in manutenzioni (verso processo industriale)
- Crescita aziendale
Conclusioni
- L’azienda ha intrapreso un lungo percorso di razionalizzazione e ne è consapevole
- Maximo è la naturale implementazione pratica della gestione degli Asset
- Il sistema, basato su di una collaudata teoria, è stato molto adattato alla realtà aziendale
- Graduale e crescente attenzione verso la manutenzione preventiva (che riduce i guasti)
- Buona risposta degli utenti operativi
- Risultati conseguiti buoni e, attesi nel medio termine sul progetto, molto incoraggianti
- Lavoro da proseguire con l’estensione del modello a tutta l’azienda
- Focus sulla trasformazione dei dati archiviati in informazioni utili
