Considerare le opere pubbliche, basate su formule di PPP (paternariato pubblico privato), nel loro completo ciclo di vita fa emergere, tra gli altri, due aspetti: da una parte la centralità, specie in considerazione degli aspetti economici, della fase di gestione dell’opera rispetto alle restanti fasi; dall’altra l’importanza, al fine dell’efficacia e dell’efficienza dei processi, di una adeguata gestione delle informazioni, impostata fin dalle prime fasi del processo.
In questo senso è possibile evidenziare particolare alcune questioni:
- devono essere riconosciute e mappate le diverse relazioni dirette e indirette tra le varie fasi componenti il ciclo di vita (programmazione, progettazione, costruzione, controllo, gestione);
- devono essere ricercate sinergie e convergenze metodologiche tra approcci e metodi del project management e del knowledge management;
- gli apporti derivanti dalla moltitudine di soggetti coinvolti nella realizzazione dell’opera devono essere oggetto di attenta progettazione al fine di giungere a un’uniformità di linguaggio e a un fattivo impiego delle informazioni prodotte a supporto del momento decisionale;
- il sistema informativo assume il ruolo non solo di strumento operativo, ma anche di base conoscitiva centralizzata per la gestione delle informazioni e delle decisioni in tutte le diverse fasi di vita dell’opera e quindi, una funzione strategica.
L’organizzazione delle informazioni assume quindi un’importanza strategica per la buona riuscita di operazioni complesse a condizione di essere in grado di connettere, coniugare e aggregare, in un unico sistema di organizzazione e di elaborazione, le molteplici ed eterogenee informazioni derivanti dalle fasi del processo. In questo senso devono trovare univoca messa a sistema metodiche di costruzione di anagrafi e di archivi tipiche del knowledge management e metodiche di rappresentazione dei processi e di valutazione delle prestazioni, riconducibili all’area del project management.
Ciclo di vita dell’opera e delle informazioni
L’osservazione dei molteplici modelli procedurali e organizzativi di processo edilizio evidenzia un elemento comune tra questi, ossia una consuetudinaria disattenzione verso la progettazione dell’apparato informativo. I molteplici operatori rappresentano snodi decisionali che – sia in modo autonomo che interagente - all’interno del processo (qualunque sia il suo livello di complessità) ricevono, elaborano e producono informazioni, diverse per ambito tematico e per forma, ma tutte relative all’unicità dell’organismo edilizio e dei processi che lo interessano durante il suo intero ciclo di vita.
Nonostante il fatto che lo sviluppo del processo edilizio generi dal punto di vista informativo un sistema complesso, è raro assistere a una vera e propria progettazione, contemporanea e coerente con le diverse fasi della vita dell’opera, della struttura informativa. È allo stesso modo raro trovare una definizione strutturata e formalizzata delle modalità di coordinamento dei flussi informativi.
In presenza di interventi sia sul nuovo, sia (e ancor di più) sull’esistente, la conseguenza è una serie di diseconomie di processo - con fenomeni allo stesso tempo di ridondanza informativa, di incoerenza, di mancata comunicazione, di perdita di informazioni - che si riflettono sull’efficienza delle attività decisionali e di controllo, sia all’interno di una stessa fase del processo, sia tra fasi diverse, accentuando in particolar modo lo iato tra fase di progetto e di gestione.
L’analisi della prassi corrente evidenzia come la fase di gestione, quale terminale del processo edilizio, è quella che maggiormente risente della cattiva organizzazione delle informazioni avvenuta nelle fasi precedenti.
La messa a punto della base di conoscenze è infatti una delle operazioni più onerose e complesse nella impostazione di un servizio di gestione. Forti inefficienze sono possibili se, come spesso accade, si procede alle diverse attività che presuppongono la raccolta di informazioni in assenza di una preventiva fase istruttoria e di un adeguato coordinamento.
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