Qualche tempo fa, un’importante azienda operante nel facility ha chiuso un accordo pluriennale per ottenere la gestione di diversi impianti in più località. Tale accordo prevedeva che, terminato un primo periodo di servizio, gli impianti venissero assegnati alle autorità locali. Verso la fine di tale periodo, tutti i piani di manutenzione e le procedure dovevano essere quindi trasmesse al management locale. A quel punto è sorto un grave problema: non esisteva nessun piano di manutenzione in atto né alcuna documento che ne prevedesse una futura attuazione.
Tutto ciò che esisteva erano mucchi di tagliandi di riparazioni programmate e non programmate che erano state eseguite nel corso degli ultimi anni, insieme all’esperienza acquisita dallo staff di manutenzione.
Con un aiuto esterno, l’azienda fu capace di analizzare i tagliandi e ricostruire la documentazione richiesta necessaria per adempiere alle loro necessità contrattuali. Questo dispendioso procedimento di recupero si sarebbe potuto evitare se gli operatori dell’impianto avessero fin da subito scoperto e messo in atto strategie d’intervento tali da ridurre (o eliminare completamente) le conseguenze negative di una manutenzione non pianificata.
Una ricerca continua
Raggiungere il giusto equilibrio tra manutenzione programmata e non programmata consiste in una continua che ricerca che cambia anche a seconda del contesto economico e di bilancio dell’azienda.
Organizzare le informazioni tecniche (in particolare schemi e procedure) in un modo che sia facile da comprendere e mettere in pratica sul campo per i tecnici, a prescindere dalla tipologia di macchinari da manutenere, è la discriminante che determina il successo dell’operazione.
Trovare le informazioni necessarie per la riparazione dei macchinari è pertanto il primo passo decisivo su cui focalizzarsi.
Purtroppo, a oggi, non esistono standard adottati universalmente che facciano riferimento al modo in cui le informazioni tecniche sono organizzate nella maggior parte dei settori industriali. Nel caso succitato, l’operatore incaricato ha ricostruito la documentazione relativa alle informazioni tecniche degli impianti utilizzando procedure simili a quelle utilizzate dalle imprese operanti nel trasporto aereo.
Attraverso questo procedimento, le informazioni vengono raggruppate in macroinsiemi, a loro volta divisi in sottoinsiemi.
Per esempio, come mostra la Fig. 1, un gearbox cooler (refrigeratore della scatola ingranaggi) può essere considerato un componente della scatola ingranaggi. I sottoinsiemi possono essere ulteriormente divisi in altri componenti (ventola/motore/radiatore della scatola ingranaggi ecc.). Il processo viene ripetuto finché non è stata identificata la più piccola unità riparabile. A questo livello può infatti essere indicata un’informazione specifica da applicare a quella particolare unità. Essa può includere informazioni descrittive, oltre alle previste attività di controllo, di riparazione e di manutenzione.
L’organizzazione dell’informazione è fondamentale per qualsiasi tipo di apparecchiatura, indipendentemente dal modello o dal produttore. Ciò infatti permette allo staff di manutenzione di individuare, in maniera rapida, le precise indicazioni, e consente allo staff responsabile dell’aggiornamento delle informazioni tecniche di conoscere esattamente a quale specifica unità fa riferimento l’informazione aggiornata.
Per semplificare
Una volta che le informazioni essenziali sono state organizzate, è necessario che vengano archiviate in maniera che sia facile utilizzarle e conservarle.
L’utilizzo del Simplified Technical English (STE, Inglese Tecnico Semplificato) è uno dei sistemi che contribuiscono a incrementare la leggibilità e portabilità dell’informazione. L’obiettivo dello STE è di produrre un tipo di scrittura chiaro e univoco.
Sviluppato principalmente per chi non è madrelingua inglese, lo STE è tuttavia noto anche per rendere più accessibile il linguaggio della manutenzione agli inglesi madrelingua.
Lo STE non intende ridefinire la grammatica inglese o prescrivere un corretto utilizzo della lingua. È uno standard di scrittura unico, conosciuto anche come “linguaggio controllato”, perché si serve di un registro linguistico, uno stile e un vocabolario limitati. Le sue caratteristiche principali riguardano:
- grammatica e regole stilistiche semplificate;
- una serie limitata di parole riconosciute, nelle quali ogni lemma ha un solo significato;
- un thesaurus delle frasi più utilizzate, i termini tecnici, i verbi e i sinonimi;
- linee guida per l’inserimento di nuovi termini tecnici nel vocabolari.
Lo STE nasce con l’obiettivo di limitare il campo di utilizzo dell’inglese, e molte delle sue regole sono da interpretare soprattutto come raccomandazioni fornite nei manuali tecnici di scrittura. Per esempio suggerisce di utilizzare, per quanto possibile gli articoli, i tempi verbali semplici, un linguaggio coerente ed evitare periodi lunghi e complessi.
Le aziende di diversi settori industriali – manifatturiero, minerario, petrolifero, sviluppo software – hanno realizzato un proprio standard linguistico di scrittura.
Il paragrafo seguente mette a confronto un testo “non STE” e un testo revisionato secondo l’Inglese Tecnico Semplificato:
Testo “non STE” originale
«Collocare l'apparecchio in un luogo pulito e asciutto il più vicino possibile alla zona di maggiore richiesta di approvvigionamento di acqua riscaldata. Lunghe condotte non isolate di acqua calda possono portare a dispersione di energia e acqua. Uno spazio libero per l’accessibilità necessaria all’ispezione e la manutenzione, come la rimozione dei componenti preposti al riscaldamento o il check dei controlli, deve essere assicurato.»
Testo revisionato in STE
«Mettere l'apparecchio in un luogo pulito e asciutto vicino alla zona in cui si utilizza l'acqua più calda. Se le condotte di acqua calda sono lunghe e non isolate, si consumano troppa energia e acqua. Per il controllo e la manutenzione, assicurarsi di avere accesso ai componenti riscaldanti e ai controlli.»
Oltre a una migliore leggibilità, lo STE offre vantaggi economici legati alla la stesura di documenti che verranno tradotti in altre lingue. Grazie alla riduzione di almeno il 20% del volume di testo, si riducono automaticamente del 30-40% anche i costi di traduzione, migliorandone per giunta la qualità. Con un risparmio non indifferente, considerato il crescente numero di lingue con cui le aziende hanno a che fare. Un buon numero di testi in STE non necessita neppure di traduzione. Il grafico in Fig. 2 mostra i risultati tipici della riscrittura di un testo in STE.
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